Sie wollen Ihre Bauakten digitalisieren und müssen den Prozess für Juristen und Ihren Betriebsrat transparent darstellen. C[act], das Aktenforderungs- und Aktenverwaltungsprogramm ist hierfür das ideale Instrument. Alle Prozessketten rund um die papierhafte Akte aber auch digitale Aktenbestandteile werden dank C[act] optimiert, leistungsfähiger und transparenter. Der gesamte Prozess der Papierdokumente vom Einchecken der Dokumente in C[act], Ihre Entstehungsorte, handelnde Personen und Übergabetermine werden vollständig und BSI TR-03138 Resiscan und DSGVO konform für spätere Protokolldateien verspeichert. Ihre gescannten Dokumente könen somit rechtssicher digital genützt werden.

C[act] ist das Compliance Tool beim Übergang der papierhaften Teilakten in die digitale Akte.

Die Aktenzeichen für Bauakten werden wahlwiese einmalig oder ständig C[act] vom führenden CAD System mitgeteilt - C[act] überwacht nun, ob alle papiergebundenen Akten zur dieser Aktennummer erfasst und verarbeitet werden. Zusätzlich dokumentiert C[act] revisionssicher und datenschutzkonform die Dauer des anschließenden Digitalisierungsprozesses bei der Heydt Gruppe oder in internen Scanzentren, am Arbeitsplatz. Zusätzlich kontrolliert C[act] ob alle Aktenteile bei der Datenrückübermittlung vollständig übermittelt werden und im Zielsystem verspeichert wurden. C[act] kann an jedes heute am Markt verfügbare HR System angebunden werden.

Profitieren Sie von folgenden Vorteilen C[act]s:

• Auswertungsmöglichkeiten - Sind alle Akten vollständig verarbeitet? Kontrolle der Bearbeitungszeiten, Vollständigkeit der Information und Status der digitalen Archivierung 
• Qualitätssicherung
• Compliance - Rückverfolgbarkeit sämtlicher Aktenbewegungen sowohl der papiergebundenen als auch der digitalen Aktenbestandteile
• vollständige Integration aller Dokumente in abrechnende und qualitätssichernde Prozessketten
• Nachweis für Betriebsrat und Mitarbeiter über die gesamte Prozesskette
• Abschließende implementierung der Prozessdaten in das BSI TR-03138 Resiscan (ersetzendes Scannen) konforme Transferfile

Einbuchen der Baulakten - Vollständigkeitsprüfung

1. Einbuchen der Akte(-nteile) via C[act] in der für Bauunterlagen zuständigen Abteilung
2. Vollständigkeitsprüfung: Fehlen der Akte wichtige Dokumente, wird sie über C[act] an die verantwortliche Organisationseinheit zurückgebucht und nach Mahnfrist erneut angemahnt.
3. Die vollständige Akte wird zum Scannen in Transportboxen ausgebucht. Für gerollte Pläne nutzen Sie spezielle Transportbehältnisse.
4. Die Transportboxen werden von Fahren der Heydt Gruppe abgeholt
5. Die Akten werden verarbeitet
6. Das BSI TR-03138 Resiscan konforme Transferfile wird mit den C[act] Informationen erstellt
7. Die Akten werden über C[serve] zurück gespielt
8. C[act] pürft die Vollständigkeit der Übertragungen

Ausbuchen zum Scannen - Heydt Transportservice

Vollständige- oder Teilakten werden über C[act] in Heydt Transportkisten gebucht und vom datenschutzgerechten Heydt Transportservice abgeholt - der Status in C[act] heißt "ausgegeben an Heydt". Das Servicelevel der Abholungen ist individuell bestimmbar.

Scannen (Digitalisieren) und Indexierung

Nach der Anlieferung der Transportkisten mit den Akten am jeweiligen Scanstandort (intern / extern) wird die eindeutige Transportkistennummer verbucht und die Aktenbestände gescannt. Danach erfolgt eine automatische Klassifikation der Dokumente. Abschließend erfolgen Qualitätssicherungen.

Aktenanforderung während Digitalisierungsprozesses

Über den optionalen C[act]-Webclient (integrierbar in alle marktüblichen KIS) können Akten während des Digitalisierungsprozesses bei der Heydt Gruppe angefordert werden. Angeforderte Akten werden je nach vereinbartem Servicelevel digital oder im Original zurückgeliefert. Um Medienbrüche zu vermeiden empfehlen wir digitale Aktenanforderungen.

Nach Vollständiger Digitalisierung - Datentransfer via C[serve]

Die fertigen und qualitätsgesicherten digitalen Akten werden aus der demilitarisierten Zone der Heydt Gruppe via Software-Modul C[serve] verschlüsselt und datenschutzgerecht in das jeweilige Archivsystem übertragen. Der Status der Akte wechselt nun in C[act] auf digitalisiert.

C[serve] ist ein zusätzlich zu erwerbendes Software-Modul der Heydt Gruppe.

C[act]-Status "archiviert"

Nach erfolgreicher Speicherung der digitalen Akte in das jeweilige Zielarchivsystem erhält C[act] eine Archivierungsmeldung vom Zielarchivsystem. In C[act] wechselt der Archivstatus auf "archiviert". Die Rückverfolgbarkeit jedes einzelnen Archivierungsschrittes ist nun gewährleistet und rechtskräftig dokumentiert. Der Prozess ist ISO 27001 überwacht.