Sie betreiben noch ein papiergebundenes Archiv - Wir zeigen Ihnen kosteneinsparende Konzepte auf, Ihr papiergebundens Archiv in ein digitales umzuwandeln
Sie ziehen um oder benötigen mehr Platz - Wir lösen schnell, zuverlässig und effizient Ihr Archiv auf
Lösungen für papiergebundene Aktenbestände
- Enorme Kostenoptimierungen durch Auslagerung (Raum, Hol- Bringekosten, Personalkosten)
- Katalogisierung Ihres Aktenbestands mit C[depot] durch Heydt Aktenlogistik Teams
- wir bieten die Möglichkeit, papiergebundene Aktenbestände an einem unserer Standorte einzulagern
- in Zusammenhang mit der Auslagerung bieten wir die Einführung eines digitalen Archivsystems sowie einer digitalen Aktenverwaltung an
- alternativ - digitale Datenimporte in vorhandene Archivsysteme
- Bereitstellung der auf Anforderung archivierten Akten via Archivsystem an einzelne Benutzer oder Benutzergruppen unter Berücksichtigung von benutzerabhängigen Zugriffsrechten
- am Ende der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsfrist oder nach Erhalt einer autorisierten Vernichtungserlaubis führen unsere Mitarbeiter eine Vernichtung der papiergebundenen Originalakten gemäß DIN 66399 durch
Archivlogistik
Aufgrund unterschiedlichster Kundenanforderungen bietet die Heydt Gruppe für alle Formen von Archivproblemen umfassende datenschutzgerechte Lösungsansätze.
Die Anfragen unserer Kunden umfassen folgende Bereiche:
- Zusammenlegung von Krankenhäusern / Firmen
- Auflösung von Bestandsarchiven
- Schnelles Verlegen von kompletten Großarchiven
- Tägliche Aktenlogistik für 24 Stunden Scanservice
Um diese Bereiche komplett abdecken zu können, verfügt die Heydt Gruppe über ein speziell ausgebildetes Kompetenzteam "Logistik". Nach erfolgreicher Planung eines z.B. Auslagerungskonzeptes - Archive mit mehreren Kilometern Akten sind hier keine Seltenheit - setzt unser Kompetenzteam "Logistik" plan- und zeitgerecht, die komplette Auslagerung eines Großarchives an einen unserer drei Lagerstandorte Rottenburg, Dresden und Irxleben (Magdeburg) um.
Archivauslagerung
Archivauslagerungen sind immer dann ein Thema, wenn im Zuge von Fusionen Krankenhäuser, Firmen oder Verwaltungen neu gebaut oder Einheiten geschlossen werden müssen. In diesem Fall sollten Sie uns rechtzeitig einschalten, damit sowohl die Beratung, die Planung der Umlagerung, oder, ggf. die Auslagerung der Aktenbestände rechtzeitig geplant und möglichst ohne allzu großen Zeitdruck durchgeführt werden kann. Aber keine Angst - auch zeitlichen Druck haben wir an dieser Stelle im Griff.
Die Aktenauslagerung macht in Verbindung mit digitalen Archivsystemen Sinn, da wir die Akten, auf die wenige Zugriffe erfolgen, kostengünstig in unseren Aktenlagern halten und für Sie verwalten. Sollte eine Akte aus dem Bestand schnell benötigt werden, so können wir über unsere digitale Aktenverwaltungen C[act] (für Akten mit Systembezug) C[depot] (für Aktenbestände ohne Systembezug) schnell und effektiv den Fundort der Akte ermitteln. Da an jedem unser Logistikstandorte auch große Scanstrassen vorhanden sind, werden die Akten umgehend nach Anforderung durch Sie - unseren Kunden - aus dem Bestand gesucht, gemäß Ihren Vorgaben gescannt und direkt in Ihr bestehendes Archivsystem, über unsere datenschutzgerechten Site to Site Verbindungen zu Ihnen, importiert oder steht über unser Heydt Cloud Archiv C[arc] zur Verfügung.
Haben Sie also den Mut, machen Sie sich frei von unnötigem Balast und unnötiger Personalbindung - nützen Sie unser Angebot Akten aus Ihrem Bestand auszulagern und on demand wieder bereit zu stellen. In Ihrer gewohnten Umgebung - Datenschutzgerecht.