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C[act] - das Aktenforderungs- und Aktenverwaltungsprogramm der Heydt Gruppe

Gestalten Sie Ihren Aktenworkflow werthaltig mit der Heydt Gruppe und setzen Sie MDK-Fristen erfolgreich um. Beschleunigen und vereinfachen Sie Ihren analogen Aktendurchlauf entscheidend - C[act], das Aktenforderungs- und Aktenverwaltungsprogramm ist hierfür das ideale Instrument. Alle Prozessketten rund um die papierhafte Akte aber auch digitale Aktenbestandteile werden dank C[act] optimiert, leistungsfähiger und transparenter.

 

C[act] ist das Compliance Tool für Krankenhäuser beim Übergang der papierhaften Teilakten in die digitale Akte. C[act] schafft die Basis für eine MDK konforme schnelle Digitalisierung der Papierakten - denn nur das Zusammenspiel digitaler Information mit papiergebundener, analoger ergibt eine vollständige Akte.

 

Patientenaufnahme, Patientenbewegungen und Patientenentlassung werden C[act] vom führenden KIS (klinisches Informationssystem) mitgeteilt - C[act] überwacht die Aktendurchlaufzeit innerhalb eines Krankenhauses und bietet die Rückverfolgbarkeit sämtlicher Aktenbewegungen sowohl in papiergebundener als auch in digitaler Form! Zusätzlich dokumentiert C[act] revisionssicher und datenschutzkonform die Dauer des anschließenden Digitalisierungsprozesses bei der Heydt Gruppe oder in internen Scanzentren, kontrolliert die Datenrückübermittlung und die abschließende Archivierung im Zielsystem. C[act] kann in jedes heute am Markt verfügbare KIS und ECM implementiert werden. Besonders tiefgreifend ist die Integration in die Systeme unseres Partners AGFA Healthcare.

 

Profitieren Sie von folgenden Vorteilen C[act]s:
  • Auswertungsmöglichkeiten - Bewegungen des Patienten, Aufenthaltsorte und Liegezeiten einer Akte, Bearbeitungszeiten, Codinginformationen, Vollständigkeit, Status der digitalen Archivierung
  • Qualitätssicherung
  • Compliance - Rückverfolgbarkeit sämtlicher Aktenbewegungen sowohl der papiergebundenen als auch der digitalen Aktenbestandteile
  • vollständige Integration aller Dokumente in abrechnende und qualitätssichernde Prozessketten
  • IHE-Konformität
  • Beschleunigung MDK-Prozess - da der aktuelle Aufenthaltsort einer Akte zu jeder Zeit bekannt ist, wird die abschließende Abrechnung entscheidend erleichtert und beschleunigt - Steigerung der Profitabilität

 

 

 

 

Patient wird entlassen - Mahnfrist beginnt

Nach der Entlassung eines Patienten beginnt die in C[act] individuell eingestellte Mahnfrist für die  stationsabhängigen Teilakten oder die gesamte Patientenakte (abhängig von der Bearbeitungsweise des Krankenhauses).

Ziel: Schnelle Übergabe der Akten an Sammelpunkte

 

 

 

Einbuchen im Controlling - Vollständigkeitsprüfung

  1. Einbuchen der Akte(-nteile) via C[act] im Controlling (Optimal spätestens drei Tage nach Entlassung).
  2. Vollständigkeitsprüfung: Fehlen der Akte wichtige Dokumente, wird sie über C[act] an die verantwortliche Organisationseinheit zurückgebucht und nach Mahnfrist erneut angemahnt.
  3. Die vollständige Akte wird nach der Kodierung und der Rechnungserstellung zum Scannen ausgebucht.

Ausbuchen zum Scannen - Heydt Transportservice

Vollständige- oder Teilakten werden über C[act] in Heydt Transportkisten gebucht und vom datenschutzgerechten Heydt Transportservice abgeholt - der Status in C[act] heißt "ausgegeben an Heydt". Das Servicelevel der Abholungen ist individuell bestimmbar.

 

 

 

 

Scannen (Digitalisieren) und Indexierung

Nach der Anlieferung der Transportkisten mit den Akten am jeweiligen Scanstandort (intern / extern) wird die eindeutige Transportkistennummer verbucht und die Aktenbestände gescannt. Danach erfolgt eine automatische Klassifikation der Dokumente. Abschließend erfolgen Qualitätssicherungen.

 

 

 

Aktenanforderung während Digitalisierungsprozesses

Über den optionalen C[act]-Webclient (integrierbar in alle marktüblichen KIS) können Akten während des Digitalisierungsprozesses bei der Heydt Gruppe angefordert werden. Angeforderte Akten werden je nach vereinbartem Servicelevel digital oder im Original zurückgeliefert. Um Medienbrüche zu vermeiden empfehlen wir digitale Aktenanforderungen.

 

 

 

Nach Vollständiger Digitalisierung - Datentransfer via C[serve]

Die fertigen und qualitätsgesicherten digitalen Akten werden aus der demilitarisierten Zone der Heydt Gruppe via Software-Modul C[serve] verschlüsselt und datenschutzgerecht in das jeweilige Archivsystem übertragen. Der Status der Akte wechselt nun in C[act] auf digitalisiert.

C[serve] ist ein zusätzlich zu erwerbendes Software-Modul der Heydt Gruppe.

 

 

 

C[act]-Status "archiviert"

Nach erfolgreicher Speicherung der digitalen Akte in das jeweilige Zielarchivsystem erhält C[act] eine Archivierungsmeldung vom Zielarchivsystem. In C[act] wechselt der Archivstatus auf "archiviert". Die Rückverfolgbarkeit jedes einzelnen Archivierungsschrittes ist nun gewährleistet und rechtskräftig dokumentiert. Der Prozess ist ISO 27001 überwacht.