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Digitale Eingangsrechnungen - Just in time

Klöckner Pentaplast Gruppe & Heydt Gruppe

Die Klöckner Pentaplast Gruppe, der weltweit führende Hersteller von Folien, Druck- und Speziallösungen für pharmazeutische und medizinische Produkte, nutzt täglich die Heydt Posteingangs-Rechnungsverarbeitung.

Täglich werden bis zu tausend Eingangsrechnungen aus den europäischen KP-Standorten Deutschland, Portugal, Spanien, Großbritannien sowie aus der Schweiz über eine Postfachlösung bei der Heydt Gruppe in Rottenburg taggleich digitalisiert und OCR-verarbeitet. In Kopplung mit Stammdaten werden Kopf- und Positionsdaten der Rechnungen erkannt, mit dem SAP-Führungssystem abgeglichen und anschließend in den Rechnungsworkflow von KP eingeschleust. Bis zu 60% der Rechnungen können so "blind" gebucht werden - d. h. sie müssen nicht mehr von Menschen nachbearbeitet werden. Ca. 40% der Rechnungen durchlaufen anschließend bei KP einen firmeninternen Genehmigungs- und Kotrollworkflow, weil einzelne Positionen, Kostenstellenzuordnungen etc., aufgrund von diffizilen Rechnungspositionen oder falscher Lieferantenrechnungen manuell korrigiert oder freigegeben werden müssen.

Natürlich werden auch per Fax und/oder E-Mail übersandte Rechnungen durch den gleichen Prozess geschleust und über das ISO IEC 27001:2013 zertifizierte Heydt Rechenzentrum verarbeitet.

Durch diese Just in Time Service-Leistung der Heydt Gruppe entstehen Klöckner Pentalplast folgende Vorteile:

  1. Erleichterung bei der Einhaltung von Skontofristen - Minimierung von Skontoverlusten
  2. Nachvollziehbarkeit des gesamten Rechnungsprozesses
  3. Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung (in max. 6 Stunden nach Posteingang ist der gesamte Rechnungseingang erledigt)
  4. 100% Verfügbarkeit
    • ortsunabhängiger, schneller & reibungsloser Zugriff
    • Schutz vor unbefugtem Zugriff
  5. Prozessoptimierung & Prozessmonitoring
  6. Integration in marktgängige FI-Systeme & anderer elektronischer Arbeitsprozesse
    • Integration in Buchungssysteme
    • einfache Vertretungsregelung
  7. leichtere Archivierung
    • keine Archivierung in Aktenschränkten, sondern digitale Archivierung
    • leichtes Auffinden
    • Schutz vor Verlust
    • gute Lesbarkeit für die Dauer der Aufbewahrungsfrist