HYDMedia - die clevere Lösung für EDV-basiertes Informationsmanagement - spielt auch in der technischen Dokumentation ihre Stärken aus: Flexibilität, Schnelligkeit und problemlose Integration in heterogene EDV-Welten. Ein Anwenderbericht über den Einsatz bei Mayer & Cie., Weltmarktführer für Rundstrickmaschinen.

2.000 Maschinen pro Jahr in 30 verschiedenen Typen - fast jede ein Unikat, pro Maschine 3.000 bis 6.000 Ersatzteile, bis zu 10.000 Textbausteine, Tabellen und Konstruktionszeichnungen auf 1.000 Seiten Papier in vier Sprachen, vier verschiedene Rechnerplattformen, ein knappes Dutzend unterschiedlicher Dateiformate: Die Anforderungen sind beeindruckend, die die Firma Mayer & Cie. in Albstadt an eine vollautomatische EDV-Lösung für die Erstellung ihrer Maschinendokumentationen stellt. Rundstrickmaschinen fertigen Stoffe zum Beispiel für T-Shirts, Sweatshirts oder auch für Autositzbezüge. Die Standzeit der hochwertigen Produkte von Mayer & Cie. beträgt mindestens zehn Jahre, die Typenpalette umfasst sowohl mechanisch wie vollelektronisch gesteuerte Baureihen, der Exportanteil des 1905 gegründeten Traditionsunternehmens mit 20 Prozent Anteil am Weltmarkt beträgt 98 Prozent.

Entsprechend hoch sind die Ansprüche an die technische Dokumentation. Um auch noch nach Jahrzehnten die speziellen Besonderheiten jeder Maschine nachvollziehen zu können, muss sie absolut vollständig und individuell für jede Maschine gesondert erstellt werden. Sowohl die Kunden in aller Welt als auch die Techniker und Konstrukteure in Albstadt müssen jederzeit Zugriff auf Ersatzteillisten, Schaubilder und Montageanleitungen haben. Vor der Einführung von HYDMedia trugen zwei Mitarbeiterinnen die einzelnen Papierdokumente zusammen, kopierten und hefteten jede Dokumentation in mehreren Ordnern ab. Entsprechend groß war der personelle und zeitliche Aufwand. Die Entscheidung für HYDMedia fiel, als wegen stark gewachsener Umsätze zwei weitere Mitarbeiterinnen für diesen Bereich hätten eingestellt werden müssen.

HYDMedia in allen EDV-Systemen zu Hause

Die EDV-Welt bei Mayer & Cie. umfasst eine IBM AS 400 als zentralen Rechner für alle produktionsrelevanten Daten, ein CATIA CAD-System auf RS 6000 Unix/AIX-Rechnern und verschiedene Windows-NT- und Windows 98-Rechner, die unter anderem MS-Word und MS-Excel- Dokumente zur technischen Dokumentation beisteuern. Ziel war, alle bestehenden Dokumente EDV-fähig zu machen. So wurden zu Beginn des Projektes zum Beispiel ältere, nur auf Papier vorliegende Konstruktionszeichnungen bei Heydt in Rottenburg eingescannt, mit der Dokumentennummer indexiert, und dem System als TIFF-Datei zur Verfügung gestellt.

Nach ausführlichen Vorgesprächen und genauem Abgleich der Schnittstellen zwischen den Rechnerwelten wurde HYDMedia im Frühjahr 1999 als zentraler Dokumentenmanager installiert. Seitdem genügt ein Knopfdruck, um den Ausdruck der individuellen Maschinendokumentation zu starten. Intelligenter "Kopf" des Druckprozesses ist das Modul HYDPrint. Auf der Basis des Fertigungsauftrages der AS 400 und der Maschinennummer gleicht es den Bestand an Dokumenten auf allen Rechnerplattformen ab, fügt die jeweils aktuelle Version in die richtige Position ein und steuert dann den Ausdruck. So entsteht die Dokumentation zum optimalen Zeitpunkt, quasi dann, wenn die fertige Maschine zum Versand verpackt wird.

So gehören nachträgliche Korrekturen und umständliches Ergänzen aus den Zeiten der manuellen Dokumentation der Vergangenheit an. HYDPrint generiert selbsttätig und aktuell für jedes Kapitel ein eigenes Inhaltsverzeichnis, nach dem Ausdruck zeigen automatisch eingelegte farbige Trennblätter die Position der Registerblätter an. Wahlweise steuert HYDPrint den Brennvorgang für eine CD-ROM, die alle Dokumente in elektronischer Form als TIFF-Datei enthält. Über einen Viewer können die einzelnen Seiten betrachtet werden. Die Anwahl erfolgt bedienerfreundlich über einen Verzeichnisbaum, ähnlich dem des Windows- Explorer.

"Unser Ziel ist es, vollständig auf die CD-ROM umzustellen, und uns so zusätzliche Einsparpotenziale zu erschließen" sagt Karl Schaudt, Leiter EDV / Organisation bei Mayer & Cie. Seit Ende 2000 werden die Marktregionen nach und nach auf die unter allen Windows- Betriebssystemen einsetzbare CD-ROM umgestellt.

Problemlose Implementierung, beträchtliche Einsparpotenziale

Insgesamt drei Monate dauerte der Implementierungsprozess von HYDMedia und HYDPrint bei Mayer & Cie. von den ersten Gesprächen bis zur Freigabe. "Seitdem ist die Qualität der Dokumentationen deutlich gestiegen" zeigt sich EDV-Leiter Karl Schaudt zufrieden. "Es gibt deutlich weniger Fehler, die wenigen nicht verfügbaren Dokumente werden anhand eines Fehlerprotokolls von Hand eingefügt. Größere Probleme gab es nur mit dem Drucker, der dem Volumen von 40.000 bis 50.000 Seiten pro Monat nicht gewachsen war. Seit wir ein leistungsfähigeres Modell einsetzen, sind auch diese Hindernisse beseitigt" zieht Schaudt Bilanz.

Die erzielten Einsparungen sind beträchlich. Anstatt der letztendlich notwendigen vier Mitarbeiterinnen überwacht eine Mitarbeiterin den Ausdruck der Dokumentationen und heftet die Seiten in Ordner ab. Mit der angestrebten kompletten Umstellung auf CDROM kann auch diese Arbeit entfallen und der Zeitaufwand für die Erstellung der Dokumentation weiter reduziert werden. Trotz der vollständigen Umstellung auf die EDV-gesteuerte Dokumentation konnten durch die Flexibilität von HYDMedia ältere Papierdokumente als Scanns und die unterschiedlichsten Dateiformate problemlos übernommen werden. Teure Umformatierungen und aufwändige Neuerfassung wurden so vermieden. Dadurch konnte das Projekt zum Festpreis realisiert werden.