Seit Dezember 2001 archiviert die Klinik am Eichert des Kreises Göppingen im Echtbetrieb alte und neue Patientenakten mit HYDMedia. Besonders innovativ ist das Barcode-Verfahren zur Feinstspezifizierung sowie die Verarbeitung der Radiologie- Daten. Die Erfassung erfolgt für das Akutkrankenhaus der Zentralversorgung mit 896 Betten vor Ort mit zwei Farbscannern sowie in der Heydt-Zentrale in Rottenburg.
Vor Ort erkennt HYDMedia beim Scannen den Barcode des Patientenstammdatenaufklebers und ruft anhand der Fallnummer die Stammdaten des Patienten und die Stationsnummer aus dem führenden Krankenhausinformationssystem SMS-Clinicom Care Center ab. Da auch alle weiteren Belege indexiert sind, kann die komplette Akte vollautomatisch dem festgelegten Dokumentenbaum der Klinik am Eichert zugeordnet werden.

So ist es zum Beispiel möglich, bei Arztbriefen zwischen Entlassbriefen und Kurznachrichten zu unterscheiden. Ähnlich wird mit den Sonographien verfahren, die in Farbe übernommen und indexiert werden. Für Akten aus zurückliegenden Jahrgängen ist die Feinstindexierung nicht möglich, da das Barcodeverfahren erst Mitte 2001 eingeführt wurde.

Rasante Steigerung der Zugriffe

Besonders deutlich wird die Effizienzsteigerung durch HYDMedia anhand der rasant steigenden Zahl der Anfragen. Innerhalb von 234 Tagen wurden 175.382 Zugriffe auf das System gezählt. Allein durch den Wegfall der Wege- und Wartezeiten für das medizinische Personal, die Stelleneinsparungen beim Archivpersonal und den Wegfall des stationären Archivraums amortisieren sich die für HYDMedia aufgewendeten Mittel innerhalb von nur 18 Monaten. Gleichzeitig steigt die Qualität bei der Behandlung der Patienten.

Seit dem Einsatz von HYDMedia gibt es in der Klinik am Eichert verstärkt Zugriffe am Abend und am Wochenende, das Archiv ist auf elektronischem Weg nun für alle Zugriffsberechtigten rund um die Uhr, sieben Tage die Woche, geöffnet. Gleichzeitig sind die zeitaufwändigen Wege des Stationspersonals in das Archiv entfallen. Auch kann nun von mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig auf eine Akte zugegriffen werden.

Mit der geplanten Beschaffung eines neuen PACS-Systems werden auch digitale Röntgenbilder über HYDMedia in die elektronische Krankenakte integriert. Dafür generiert HYDMedia aus den Dicom- Rohdaten des Röntgen-Archivservers eine komprimierte Graustufen-Datei.

Parallel arbeitet die EDV-Abteilung an der Einbindung der Ambulanzen in HYDMedia. Hier gilt es vor allem organisatorische Fragen zu klären, rein technisch ist die Einbeziehung in HYDMedia bereits heute möglich.

Update 2004 - zentrale Röntgen-Bildverteilung über HYDMedia jetzt produktiv.

Radiologische Bilddaten aus dem PACS der Firma Image Devices werden in einer zentralen Aktenansicht innerhalb einer komplett eingescannten Krankenakte als neue Dokumentenklasse zum Abruf durch Berechtigte angeboten. Das Göppinger System weist seit der Installation im Dezember 2001 mehr als 500.000 Zugriffe auf die digitalen Patientenakten auf.