Die Firma Benninger Zell ist Deutschlands Markführer in der Herstellung von Schlicht- und Reifen-Cordmaschinen. Unter der Kundschaft von Benninger Zell befinden sich so namhafte Kunden wie Michelin, Continental, Firestone und Dunlop. Die Produktionsländer dieser Firmen sind weltweit verteilt, somit besteht für die Mitarbeiter ein sehr hohes Qualitätsdenken im Bereich Support und Ersatzteilbeschaffung.

Häufig werden Maschinen die Jahrzehnte an einem Standort produziert haben verkauft und in völlig anderen Kontinenten wieder neu aufgebaut. Hier sind dann die Spezialisten von Benninger gefragt, uralte Stücklisten, technische Zeichnungen und Konstruktionsmappen müssen zeitraubend gesucht werden. Die Stücklisten liegen teilweise im Original oder als Mikrofiche vor, technische Zeichnungen sind als Rollfilme in einem separaten Archiv aufbewahrt. Ein mühevolles zusammenfügen der Aufzeichnungen erfolgt von Hand, durch die Mitarbeiter in Zell im Wiesental.

Seit 2001 entfällt diese aufwendige Arbeit. In dem Informationssystem HYDMedia werden nun alle Stücklisten, der letzen 40 Jahre angezeigt. Die Suche erfolgt bequem am den Workstations der einzelnen Mitarbeiter.

Norbert Grass von der Ersatzteilbeschaffung "Seit ich die Stücklisten am PC aufrufen kann spare in am Tag mindestens ein Stunde Arbeitszeit ein. Neulich habe ich eine Maschine gesucht, die ich ohne HYDMedia wohl gar nicht mehr gefunden hätte, wirklich prima das System".

Grass und seine Mitarbeiter sind nun problemlos in der Lage, am Telefon auch über die ältesten Maschinen der Firma Benninger Auskunft zu erteilen. Wichtig für diese Abteilung ist es auch, dass die Ursprungs-Stücklisten in dem System vorhanden sind, in dem ERP-System von Brain sind die alten Stücklisten nicht mehr vorhanden oder nur teilweise integriert, auch werden in Brain die Stücklisten nach der Auslieferung aktualisiert, der ursprüngliche Zustand ist dort nicht mehr hinterlegt.

Richtig zufrieden ist auch Manfred Nagel, der für die Systemadministration zuständig ist. Nach dem Scannen und Indexieren der Stückliste bei der Heydt - Verlags GmbH werden die Belege über das Übergabemedium CD in das System importiert, 2-4 CD pro Lieferung importiert Herr Manfred Nagel "mal so nebenbei". Über ein einfaches Tool "HYDImpCD" werden die im Durchschnitt 20.000 - 60.000 Seiten inclusive der Datensätze in maximal 30 Minuten in das System importiert.

Nachdem die Abteilung Support und Ersatzteilbeschaffung das System ausgiebig getestet hat, wurde an den Heydt-Verlag ein neuer Wunsch getragen. Die Abteilung Einkauf hatte bis Mitte 2001 ein überaltertes Archivierungssystem. Eine Mitarbeiterin mußte dort sehr zeitraubend bis zu 200 Lieferscheine scannen und umständlich Indexieren. Gabi Carl Einkaufsleiterin wollte innerhalb kürzester Zeit die komplette HYDMedia Software und einen Scanner in Ihrer Abteilung installiert haben.

Dank der einfachen Installationsroutinen der HYDMedia-Software konnte innerhalb eines Tages die komplette Software HYDScanX und HYDIndX problemlos installiert werden, die Einweisung der Mitarbeiterin gestaltete sich ebenfalls sehr unkompliziert und wurde zusammen mit der Installation durchgeführt.

Knapp einen Monat nach Inbetriebnahme des Scan- und Indexierarbeitsplatzes konnte Carl ein sehr positives Fazit ziehen: " Der Zeitaufwand für das Scannen und Indexieren der Belege ist von sechs Stunden, auf eine Stunde pro Tag reduziert worden, auch finden nur alle Mitarbeiter ohne Mühe jeden einzelnen Beleg in Sekundenschnelle. Endlich kann ich meine Mitarbeiter da einsetzen wo ich sie dringend benötige und brauche nicht eine Personalstelle für die Archivierung."

Ganz begeistert ist Carl auch von dem eingesetzten Scanner: "wenn ich denke was das früher für eine Arbeit war, teilweise mußten wir die Belege 3 - 4 mal Scannen und heute, legt man einen Stapel ein und die Belege werden anstandslos eingezogen und in allerbester Qualität angezeigt."

Die Abteilung Einkauf hat sehr schnell die Vorzüge eines solchen Systems erkannt. Zu den Lieferscheinen kamen sehr schnell die Lieferantenerklärungen, Reklamationen/Schriftverkehr und die Kundenaufträge. Freudig berichtet Carl: "Schauen sie mal, wir haben fast keinen Ordner mehr in unseren Büros stehen."

Über Carl entstand dann auch der Kontakt zu dem Konstruktionsleiter Wolfgang Lange. Ein überalteter Paternoster voll mit Konstruktionsmappen ebenfalls wieder zurückreichend bis in die 50er Jahre galt es zu digitalisieren und den kompletten Mitarbeitern der Konstruktionsabteilung auf den Clients zugänglich zu machen. Sorgen bereiteten Herrn Lange die Papierqualität, schlechte Kopien, Blaupausen, handgeschriebene Durchschläge die im Original kaum zu erkennen waren ließen in Ihm Zweifel aufkommen.

Alte Handschriften die auf den Originalen kaum lesbar waren, konnte Wolfgang Lange und seine Mitarbeiter nach dem Scannen in hervorragender Qualität erkennen und problemlos lesen. "Mein Gott, da war ich ja noch in der Ausbildung als ich diesen Beleg geschrieben habe" so Lange.

Die zusätzlichen HYDView Arbeitsplätze wurden von Rainer Gerspach EDV-Leiter bei Benninger über die gelieferte Installationsroutine selbst installiert. Mit einem Arbeitsaufwand von ca. 15 Minuten wurde den Mitarbeiter der Abteilung Konstruktion den Zugang zur Informationwelt von HYDMedia erschlossen.

Dank der speziellen Indexierung der Belege können nun die Mitarbeiter der Konstruktion und des Supports bzw. die Ersatzteilbeschaffung gezielt auf einzelne Belege zugreifen. Kein umständliches Blättern in den digitalen Akten, sondern, wenn ein Werkstattauftrag gesucht wird, erscheinen auch nur die entsprechenden Werkstattaufträge zu der passenden Maschine, ein entscheidender Vorteil gegenüber einer unstrukturierten Akte. "Prima, endlich können wir den alten Paternoster verschrotten und ich kann zeitsparend von meinem Arbeitsplatz die Belege ansehen" so Lange Leiter der Konstruktionsabeilung bei Benninger Zell.

Dank des ausgefeilten Rechtesystemes von HYDMedia haben nun auch die Mitarbeiter der Abteilung Support und Ersatzteilbeschaffung Zugriff auf die Konstruktionsmappen und im anderen Fall auch die Konstrukteure Zugriff auf die alten Stücklisten. Die Abteilung Einkauf besitzt alleine das Recht Ihre eigenen digitalen Belege anzusehen.

Da aber die digitale Archivierung von Papier nur ein Bereich des Gesamten darstellt wird im Moment in Projektschritten die Planung von digitalen Daten durchgeführt. Angedacht ist die neu erstellten Stücklisten direkt über HYDCold von Brain in das digitale Archiv zu übernehmen. Ein weiterer Ausbauschritt wird es dann sein, daß die Buchhaltungsdaten ebenfalls in digitaler Form vorliegend, an HYDMedia zu übergeben und so rechtssicher zu archivieren.