Für das UK Erlangen werden im bereits angelaufenen Projekt ca. 13.000 laufende Meter Patienten- und Röntgenakten von unseren Mitarbeitern registriert sowie systematisch verpackt, datenschutzkonform zum Auslagerungsstandort transportiert und dort langzeitarchivfähig eingelagert.

Die Archivoutsourcing-Lösung für das UK Erlangen umfasst:

• das Verpacken der einzulagernden Patienten- und Röntgenakten in langzeitarchivfähige Heydt Kartonagen; im Rahmen dieses Arbeitsschritts werden die Akten in C[depot] erfasst
• C[depot] ermöglicht den Archivmitarbeitern aus Erlangen einen sicheren und schnellen online-Zugriff auf die ausgelagerten Originaldokumente, eine einfache Aktenbestandsverwaltung sowie die Kontrolle der Aufbewahrungsfristen; mit C[depot] können ausgelagerte Akten autorisiert & dokumentiert angefordert werden: entweder das Original oder das Digitalisat (Scan on demand); die Rücklieferung erfolgt im Rahmen der vertraglich vereinbarten Service-Level unter Einhaltung aller Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen
• den datenschutzkonformen & ISO 27001-gerechten Transport der verpackten Originaldokumente durch unser hauseigenes Logistikteam zum vereinbarten Auslagerungsstandort in Deutschland
• die Einlagerung der langzeitarchivfähig verpackten Akten in dokumentengerechten Lagerhallen der Heydt Gruppe

• die datenschutzkonforme Vernichtung der Originalakten gemäß DIN 66399 in unserer hauseigenen Vernichtungsanlage nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist oder nach Eingang einer autorisierten Vernichtungserlaubnis